Как оформить замещение отсутствующего работника

Содержание:

Доплата за совмещение должностей на время отпуска

Актуально на: 13 мая 2016 г.

Уход работника в отпуск не должен влиять на работу организации. Поэтому, когда не удается распределить обязанности отпускника между оставшимися сотрудниками без увеличения трудовой нагрузки на них, оформляется совмещение или замещение.

Совмещение на время отпуска

Совмещение заключается в том, что выбранный работодателем работник выполняет одновременно и свою работу, и работу ушедшего в отпуск коллеги (ст. 60.2 ТК РФ).

Совмещение на время отпуска возможно только с согласия работника, которому планируется поручить исполнение трудовых обязанностей отпускника.

Оплата за совмещение на время отпуска

Работнику, совмещающему свою работу и работу отпускника, помимо собственной зарплаты, полагается доплата за совмещение. Размер данной доплаты определяется исходя из объема и специфики выполняемой дополнительной работы. Доплата устанавливается по соглашению между работником-заместителем и работодателем (ст. 155 ТК РФ). Она может быть установлена как в твердой сумме, так и, к примеру, в процентах от оклада сотрудника, ушедшего в отпуск.

Соглашение о совмещении

Дополнительное соглашение к трудовому договору при совмещении должностей на время отпуска сотрудника может быть оформлено так:

Дополнительное соглашение

к трудовому договору от 22.12.2011 № 21-ТД

г. Москва 10.05.2016

Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шелкопрядова Г.С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сметанина Людмила Константиновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. В связи с нахождением в ежегодном основном оплачиваемом отпуске старшего кассира Золотаревой Е.М. Работнику в период с 16.05.2016 по 29.05.2016 включительно наряду с работой, определенной трудовым договором, поручается исполнение трудовых обязанностей Золотаревой Е.М. в соответствии с ее должностной инструкцией, с которой Работник ознакомлен до подписания настоящего соглашения.

2. Работнику устанавливается доплата за совмещение должностей на время отпуска Золотаревой Е.М. в размере 10000 рублей.

3. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а Работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не позднее чем за 3 (три) рабочих дня.

4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.

Приказ о совмещении на время отпуска

Совмещение оформляется соответствующим приказом, в котором желательно отразить:

  • причину, по которой работник будет совмещать свою и чужую работу. В данном случае причиной является отпуск другого сотрудника;
  • время, на которое работнику предстоит совмещать свою работу и работу отпускника;
  • обязанности, которые будет исполнять работник в связи с совмещением;
  • размер доплаты за совмещение.
  • Приказ о совмещении на время отпуска: образец

    Данный приказ может выглядеть следующим образом:

    ООО «Шелковый путь»

    Приказ о совмещении должностей

    В соответствии со ст. 60.2 Трудового кодекса РФ приказываю:

    1. В связи с отпуском старшего кассира Золотаревой Е.М. с 16.05.2016 по 29.05.2016 возложить обязанности старшего кассира согласно должностной инструкции в порядке совмещения должностей на бухгалтера Сметанину Л.К.

    2. Установить Сметаниной Л.К. за данный период времени доплату в размере 10000 (Десять тысяч) руб.

    Генеральный директор Г.С. Шелкопрядов

    С приказом ознакомлена:

    Бухгалтер Л.К. Сметанина

    должностей не возражаю Л.К. Сметанина

    Доплата за совмещение и НДФЛ

    Сумма доплаты, причитающаяся работнику-совместителю, облагается НДФЛ, а также страховыми взносами в общеустановленном порядке.

    Совмещение должностей и кадровые документы

    Информация о том, что работник совмещал свою работу и работу сотрудника, находящегося в отпуске, не отражается ни в его трудовой книжке, ни в личной карточке, ни в табеле учета рабочего времени.

    Замещение на время отпуска

    Замещение на время отпуска представляет собой перевод какого-либо работника на место отпускника (ст. 72.2 ТК РФ). Т.е. работник на время замещения отпускника свои трудовые обязанности не исполняет, а только выполняет работу сотрудника, ушедшего в отпуск.

    Временный перевод работника оформляется письменным соглашением между работником и работодателем. Такое соглашение можно сделать по аналогии с соглашением о совмещении, заменив в нем информацию на сведения, подходящие для конкретной ситуации (например, указав размер оклада на период замещения, а также информацию о том, что в период замещения работник выполняет только работу отпускника).

    Замещение сотрудника на время отпуска: оплата

    Работник, замещающий коллегу на время его отпуска, получает зарплату в соответствии с выполняемой работой.

    Заявление на замещение на время отпуска: образец

    При замещении заявление не оформляется. Однако нужно составить приказ о замещении. Для его составления вы можете воспользоваться одной из унифицированных форм ( Т-5 или Т-5а, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ). К примеру, приказ о замещении по форме Т-5 будет выглядеть так:

    Как оформить замещение отсутствующего сотрудника

    «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2010, N 7

    Как оформить замещение отсутствующего сотрудника

    Как правильно оформить замену временно отсутствующего сотрудника? Что выгоднее: временный перевод, совместительство, срочный трудовой договор или совмещение? Насколько законна приставка «и. о.» и двойные должности? Об этом и многом другом пойдет речь в статье. Кроме того, чтобы облегчить вашу работу, мы приведем образцы документов, заполняемых при совмещении должностей.

    Примечание. См. статью М. Косульниковой «Внутренние переводы: оформляем правильно» на с. 42 журнала N 12, 2009.

    Варианты оформления замещения

    Существуют следующие варианты кадрового оформления замещения временно отсутствующего работника:

    — срочный трудовой договор;

    — совмещение профессий (должностей).

    Рассмотрим их подробнее.

    В данном случае речь идет о временном изменении трудовой функции сотрудника или структурного подразделения, в котором трудится работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ).

    По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года. А в случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы, — до выхода такого сотрудника на работу (ст. 72.2 ТК РФ).

    Итак, при согласии сторон с переводом следует внести изменения в трудовой договор посредством подписания дополнительного соглашения. Для оформления перевода применяют форму N Т-5 либо форму N Т-5а, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1). Далее на основании приказа о переводе делают отметки в разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» в личной карточке сотрудника (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)) и лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а). Отметим, что при временных переводах запись в трудовую книжку работника не вносится.

    Примечание. См. статью Н. Ершовой «Заполнение формы N Т-5 (приказ о переводе работника)» на с. 22 журнала N 7, 2006.

    Совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Работа по совместительству может быть осуществлена сотрудником как по месту его основной работы (внутреннее совместительство), так и у других работодателей (внешнее совместительство) (ст. 282 ТК РФ).

    Учтите, что продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. Вместе с тем в дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он вправе трудиться по совместительству полный рабочий день. При этом в течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени совместителя не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников (ст. 284 ТК РФ).

    Отметим, что не допускается работа по совместительству для следующих лиц:

    — в возрасте до восемнадцати лет (ст. 282 ТК РФ);

    — на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями (ст. 282 ТК РФ);

    — труд которых связан с управлением или движением транспортных средств (не разрешается аналогичная работа по совместительству) (ст. 329 ТК РФ);

    — в других случаях, предусмотренных законодательством.

    При заключении трудового договора будущий совместитель должен предъявить работодателю следующие документы (ст. ст. 65 и 283 ТК РФ):

    — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

    — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

    — документ об образовании или профессиональной подготовке либо их надлежаще заверенные копии (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки при необходимости);

    — справку о характере и условиях труда по основному месту работы (при приеме на тяжелую работу, работу с вредными или опасными условиями труда).

    При этом не потребуются трудовая книжка и документы воинского учета.

    С точки зрения документооборота нужно оформить следующие документы: трудовой договор и приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1). На основании приказа заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)) и лицевом счете работника (форма N Т-54 или N Т-54а). При этом в соответствии со ст. 66 ТК РФ по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

    Отметим, что трудовое законодательство позволяет по соглашению сторон заключать с совместителями срочные трудовые договоры (ст. 59 ТК РФ).

    Примечание. См. статью Е. Самариной «Отдельные вопросы, связанные с работой совместителей» на с. 14 журнала N 7, 2006.

    Срочный трудовой договор

    Законодательство позволяет на время исполнения обязанностей отсутствующего работника заключить с другим гражданином срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ).

    В данном случае следует оформить те же документы, что и при приеме на работу обычного сотрудника. Речь идет о следующих документах: трудовом договоре, приказе (распоряжении) о приеме на работу (форма N Т-1). На основании приказа заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС))и лицевом счете работника (форма N Т-54 или N Т-54а). Также следует внести запись в трудовую книжку работника (ст. 66 ТК РФ).

    Заметим, что трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого сотрудника на работу (ст. 79 ТК РФ).

    Совмещение профессий (должностей)

    Согласно ст. 60.2 ТК РФ работнику с письменного согласия может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату.

    При этом поручаемая сотруднику дополнительная работа может осуществляться путем:

    — совмещения профессий (должностей);

    — расширения зон обслуживания;

    — увеличения объема работ.

    Отметим, что для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника сотруднику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

    Срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.

    Учтите, что работник вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

    Как правило, совмещение оформляют посредством подписания дополнительного соглашения к трудовому договору и издания соответствующего приказа. При этом внесение записи в трудовую книжку не производится.

    Итак, оформлять замещение работника можно посредством:

    — временного перевода (сотрудник выполняет только работу за замещаемого работника);

    — совместительства (сотрудник выполняет работу за замещаемого работника в свободное от основной работы время);

    — заключения срочного трудового договора (осуществляется временный прием на работу нового сотрудника);

    — совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ; речь здесь идет о дополнительной оплачиваемой работе, которая выполняется в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с основной работой.

    Как видите, для работодателя экономически оптимальным является вариант перераспределения части обязанностей временно отсутствующего работника на сотрудника своей фирмы без отрыва последнего от исполнения основных трудовых обязанностей. Так что далее мы подробно рассмотрим вопросы, возникающие именно при совмещении профессий (должностей).

    Как правило, сначала работодатель направляет сотруднику соответствующее предложение о совмещении должностей (см. пример 1), где указываются содержание и объем работы, а также срок ее исполнения.

    Бухгалтеру по заработной плате

    Филимонычевой Елене Владимировне

    N 17 от 15.06.2010

    Уважаемая Елена Владимировна, предлагаем Вам в соответствии со ст. ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса Российской Федерации на период отсутствия инспектора по кадрам Ивановой Антонины Степановны в связи с предоставлением ежегодного оплачиваемого отпуска выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой должности за дополнительную оплату:

    — должность — инспектор по кадрам;

    — срок выполнения дополнительной работы — с 01.07.2010 по 28.07.2010;

    — размер дополнительной оплаты — 5000 руб.

    Приложение: должностная инструкция инспектора по кадрам.

    О принятом решении просим Вас сообщить в отдел кадров до 22.06.2010.

    С предложением о совмещении

    Должностей ознакомлена Филимонычева Е. В. Филимонычева

    Как правило, согласие либо несогласие сотрудника прописывают в самом предложении о совмещении либо оформляют отдельным документом — заявлением о согласии на совмещение должностей (см. пример 2).

    Директору ООО «АртДизайн» Перепечину Д. А.

    от бухгалтера по заработной плате Филимонычевой Е. В.

    Сообщаю, что в соответствии с Предложением о совмещении должностей N 17 от 15.06.2010 согласна на исполнение в порядке совмещения должностей обязанностей инспектора по кадрам с 01.07.2010 по 28.07.2010 за дополнительную плату в размере 5000 руб.

    21.06.2010 Филимонычева Е. В. Филимонычева

    Далее следует подписать дополнительное соглашение к трудовому договору работника (см. пример 3) и издать приказ о возложении обязанностей в порядке совмещения должностей (см. пример 4).

    Дополнительное соглашение N 7

    К трудовому договору N 21 от 20 марта 2008 г.

    Г. Рязань 21 июня 2010 г.

    ООО «АртДизайн», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Перепечина Дмитрия Александровича и гражданка РФ Филимонычева Елена Владимировна (паспорт: серия 61 00 N 456456, выдан 25.02.2003 Железнодорожным РОВД г. Рязани), действующая в своих интересах и от своего имени, именуемая в дальнейшем «Работник», руководствуясь достигнутым соглашением, договорились о нижеследующем:

    1. С письменного согласия Работника в соответствии со ст. ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса Российской Федерации ему поручается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы в должности инспектора по кадрам за дополнительную оплату.

    2. Должностные обязанности Работника в должности инспектора по кадрам: вести учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации; оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам; формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью; заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

    3. Работнику за выполнение дополнительной работы производится дополнительная оплата в размере 5000 (Пять тысяч) руб. 00 коп.

    4. Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а Работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

    5. Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу: с 01.07.2010 по 28.07.2010.

    Совершено в г. Рязани 21 июня 2010 г. в двух экземплярах: по одному для каждой из Сторон. Оба экземпляра Соглашения идентичны и имеют одинаковую юридическую силу.

    ООО «АртДизайн» Филимонычева Елена Владимировна

    ИНН 6234044444, КПП 623401001, паспорт: серия 61 00 N 456456,

    ОГРН 1056204566455. выдан 25.02.2003

    Адрес: 390000, г. Рязань, Железнодорожным РОВД г. Рязани,

    Ул. Новая, д. 1, оф. 5, прописан по адресу:

    Р/с 40702815500000000456 390000, г. Рязань,

    В ООО «АВТОБАНК» г. Рязань, ул. Праволыбедская, д. 15, кв. 8

    К/с 3010181000000000011 БИК 046126111

    Перепечин Печать Филимонычева

    ———— ООО Д. А. Перепечин ———— Е. В. Филимонычева

    Общество с ограниченной ответственностью «АртДизайн»

    От 21 июня 2010 г. N 55

    О совмещении должностей

    В связи с предоставлением инспектору по кадрам Ивановой Антонине Степановне ежегодного оплачиваемого отпуска и в соответствии со ст. ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса Российской Федерации

    1. Поручить бухгалтеру по заработной плате Е. В. Филимонычевой выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы в должности инспектора по кадрам за дополнительную оплату.

    2. Установить бухгалтеру по заработной плате Е. В. Филимонычевой за дополнительную работу в порядке совмещения в должности инспектора по кадрам дополнительную плату в размере 5000 (Пять тысяч) руб. 00 коп.

    3. Определить срок, в течение которого бухгалтер по заработной плате Е. В. Филимонычева будет выполнять дополнительную работу в порядке совмещения в должности инспектора по кадрам, с 01.07.2010 по 28.07.2010.

    4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера М. И. Егорову.

    Основание: заявление бухгалтера по заработной плате Е. В. Филимонычевой от 21.06.2010.

    Директор Перепечин Д. А. Перепечин

    С приказом ознакомлены:

    Бухгалтер по заработной плате Филимонычева Е. В. Филимонычева ———-

    Главный бухгалтер Егорова М. И. Егорова ———-

    Можно ли обойтись без допсоглашения?

    Нормы ст. 60.2 ТК РФ не обязывают при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работ заключать между работодателем и работником дополнительное соглашение к трудовому договору. Здесь сказано лишь о получении письменного согласия сотрудника на дополнительную работу, сроке ее выполнения, содержании и объеме.

    Так является ли обязательным при совмещении профессий (должностей) оформление дополнительного соглашения к трудовому договору? Указанный вопрос мы адресовали в Роструд.

    Статья 60.2 ТК РФ устанавливает, что с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего времени наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату.

    В трудовом законодательстве предусмотрено три вида указанной работы: совмещение профессий (должностей), исполнение обязанностей временно отсутствующего работника и расширение зон обслуживания или увеличение объема работы, которые на практике называют одним термином — «совмещение». Все указанные виды работ могут быть поручены работнику только с его согласия, которое обязательно должно быть письменным.

    При этом совмещение, в соответствии со ст. 72 ТК РФ, должно быть оформлено внесением соответствующих изменений в трудовой договор.

    Максимально возможное количество совмещений

    Интересен также следующий вопрос: вправе ли сотрудник по основному месту работы одновременно совмещать не одну, а несколько работ (должностей)? Послушаем мнение Роструда.

    С одной стороны, трудовое законодательство прямо не устанавливает каких-либо ограничений совмещения профессий (должностей) по количеству в отличие от работы по совместительству, когда трудовой договор может заключаться с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом. В отношении каждого конкретного работника вопрос о возможности и целесообразности совмещения им профессий (должностей) решает работодатель. С другой стороны, в ст. 60.2 ТК РФ говорится, что работнику может быть поручено выполнение дополнительной работы по другой профессии (должности), в связи с чем есть основания полагать, что применение в данной норме единственного числа подразумевает поручение работнику выполнение дополнительной работы не более чем по одной профессии (должности). К тому же фактически невозможно, чтобы работник в течение установленного для него рабочего времени по основной профессии (должности) смог выполнить качественно и в полном объеме совмещаемую работу в случае, если он будет совмещать более одной профессии (должности).

    Уровень доплаты за совмещение

    Совмещение профессий (должностей) относится к выполнению работы в условиях, отклоняющихся от нормальных. Поэтому таким сотрудникам положены соответствующие доплаты (ст. 149 ТК РФ). При этом размер выплат устанавливается по соглашению сторон с учетом содержания либо объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ).

    Так существуют ли какие-либо минимальные требования по оплате работы в условиях совмещения? Например, обязательно ли при этом исходить из оклада заменяемого сотрудника, установленного штатным расписанием? Может ли доплата быть установлена в процентном отношении к окладу? Послушаем мнение Роструда.

    В соответствии со ст. 151 ТК РФ при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника работнику должна производиться доплата, размер которой устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и объема дополнительной работы. При этом каких-либо минимальных и предельных размеров доплаты за совмещение законодательством не установлено. В то же время полагаем, что оплата труда при совмещении в бюджетных организациях в обязательном порядке должна осуществляться в пределах фонда оплаты труда по той профессии (должности), которую работник совмещает.

    При этом стороны могут договориться о том, что доплата может производиться в процентном отношении к тарифной ставке, окладу (должностному окладу), если в организации применяется тарифная система оплаты труда или установлены оклады (должностные оклады).

    Специалисты финансового ведомства также считают, что трудовое законодательство не ограничивает размер доплаты за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы. Поэтому налогоплательщик вправе признать в составе расходов на оплату труда доплату работнику в размере, определенном соглашением сторон трудового договора. Указанный вывод прозвучал в Письме Минфина России от 29.10.2009 N 03-03-06/1/702.

    Должности с приставкой «и. о.»

    Зачастую в случаях замещения руководящих работников или других специалистов сотрудник при подписании документов использует приставку «и. о.» (исполняющий обязанности). Например, «и. о. гл. бухгалтера», «и. о. гл. инженера». Сразу предупредим, что речь идет об обычных организациях, а не о госслужбе, где действительно возможна приставка «врио» (временно исполняющий обязанности). Но даже там не допускается заверять документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности .

    Пункт 2.6.8 Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России, утвержденной Приказом ФАС России 08.10.2007 N 325, п. 2.6.19 Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, утвержденной Приказом Ростехрегулирования от 31.07.2009 N 2680, п. 2.7.14 Инструкции по делопроизводству в Минфине, утвержденной Приказом Минфина России от 15.05.2008 N 258, и т. д.

    Если же мы обратимся к Единым тарифно-квалификационным справочникам работ и профессий рабочих и Единому квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих, то выяснится, что в указанных документах отсутствуют должности, имеющие приставку «и. о.». Тем не менее данный факт практически никого не смущает, и на многих предприятиях сотрудники продолжают ставить свою подпись под должностями, которые не занимают.

    Между тем параметры реквизита «подпись» изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Согласно указанному ГОСТу в состав реквизита «Подпись» входят:

    — наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);

    — расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

    Как видите, при подписании документов следует указывать занимаемую должность, без использования каких бы то ни было приставок.

    Вопрос о правомерности при замещении (совмещении, совместительстве, переводе) использования при подписании документов приставки «и. о.» (исполняющий обязанности) мы адресовали в Роструд.

    Мнение. Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда:

    Полагаем, что при совмещении профессий (должностей), исполнении обязанностей временно отсутствующего работника работник должен подписывать документы по такой совмещаемой профессии (должности), пользуясь приставкой «и. о.» (исполняющий обязанности).

    Зачастую в одном трудовом договоре работника одновременно прописывают несколько трудовых функций (речь здесь идет о должностях, профессиях, специальностях, работах). Например, бухгалтер и кассир, менеджер и грузчик и т. д. Рассмотрим вопрос о законности оформления таких трудовых отношений.

    Итак, согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции. При этом под трудовой функцией подразумевается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы (ст. ст. 15 и 57 ТК РФ).

    Таким образом, в одном трудовом договоре возможно указать только одну трудовую функцию. В то же время выполнение сотрудником по основному месту работы у того же работодателя еще одной работы является совмещением либо совместительством.

    Тем не менее на предприятиях продолжают использовать такие должности, как бухгалтер-кассир, водитель-экспедитор и т. д. Вопрос о законности данного оформления мы адресовали в Роструд.

    Наименования профессий (должностей) в штатном расписании должны соответствовать наименованиям, установленным квалификационными справочниками, которые не предусматривают таких профессий, как, например, бухгалтер-кассир, водитель-экспедитор и т. п. По нашему мнению, в подобных случаях фактически имеет место выполнение работником работы по двум различным профессиям, и это должно оформляться как совмещение профессий (должностей). Если же работнику будет разрешено совмещение подобной работы, то он фактически будет совмещать более одной профессии (должности).

    Между тем если следовать Трудовому кодексу, то указанными справочниками нужно воспользоваться в следующих случаях:

    — если в соответствии с законодательством с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот (ст. 57 ТК РФ);

    — если в соответствии с законодательством с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано наличием ограничений (ст. 57 ТК РФ);

    — при тарификации работ и присвоении тарифных разрядов работникам (ст. 143 ТК РФ).

    Получается, что в остальных случаях организации вправе вводить в свои штатные расписания должности, названия которых отсутствуют в квалификационных справочниках.

    Замещение отсутствующего работника

    Вопрос-ответ по теме

    Работник ушел на больничный. Можно ли временно возложить обязанности временно отсутствующего работника по болезни на другого работника с доплатой, и каким образом оформить, как расширение норм обслуживания или замещение отсутствующего работника.

    Временное замещение предполагает, что отсутствующий сотрудник числится в организации, но не имеет возможности выполнять свои трудовые обязанности. Например, в связи с отпуском, болезнью, командировкой и т.п. (ст. 60.2 ТК РФ).

    Как оформить временное замещение подробно об этом см. материалы в обосновании.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист», «Системы Кадры».

    1. Рекомендация: Как оформить временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника другим сотрудником (временное замещение)

    «Оформление временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника

    Кому можно поручить временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника

    Порядок оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника зависит от того, кто будет привлечен к такой работе. Для этого работодатель может привлечь:

  • гражданина, не являющегося сотрудником данной организации (ст. 59 ТК РФ);
  • другого штатного сотрудника (ст. 60.2, ч. 3 ст. 72. 2 ТК РФ).
  • Если для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника организация нанимает гражданина, не состоящего в ее штате, то заключите с ним срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4413-6).

    Если обязанности временно отсутствующего сотрудника будет выполнять другой штатный сотрудник, то организация может привлечь его посредством:

  • совмещения профессий (должностей);
  • временного замещения.*
  • Отличие временного замещения от совмещения

    Чем временное исполнение обязанностей отличается от совмещения

    Отличие между совмещением и временным замещением состоит в том, что совмещение профессий (должностей) устанавливается, когда соответствующая штатная единица в организации по каким-то причинам не заполнена (вакантна). Временное замещение предполагает, что отсутствующий сотрудник числится в организации, но не имеет возможности выполнять свои трудовые обязанности. Например, в связи с отпуском, болезнью, командировкой, повышением квалификации и т. п.*

    Кроме того, при совмещении можно выполнять дополнительную работу только по другой профессии или должности. При временном замещении сотрудник может выполнять обязанности как по одноименным должностям (профессиям), так и по разным.

    Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

    Рабочее время при временном замещении

    Какова продолжительность рабочего времени сотрудника при временном замещении

    Режим временного замещения предполагает нормальную продолжительность рабочего времени. То есть дополнительную работу сотрудник выполняет наряду с основной работой в течение установленного ему рабочего дня (смены). Об этом говорится в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ».*

    «Документальное оформление временного замещения

    Какие документы нужно оформить при установлении сотруднику временного замещения

    Прежде чем оформить сотруднику временное замещение профессий (должностей), нужно получить его письменное согласие. Для этого заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем укажите:

  • работу по должности, ее содержание и объем;
  • размер доплаты за временное замещение профессий (должностей);
  • срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.
  • Такой вывод позволяют сделать часть 2 статьи 57, статьи 60.2, 72, часть 2 статьи 151 Трудового кодекса РФ.

    Совет: если организация не может определить момент выхода отсутствующего сотрудника на работу, то в дополнительном соглашении конкретную дату окончания временного замещения не фиксируйте. То есть при указании срока окончания временного исполнения обязанностей укажите: «до выхода отсутствующего сотрудника на работу».

    На основании дополнительного соглашения издайте приказ о временном исполнении обязанностей (временном замещении). Типовой формы такого документа в законодательстве не предусмотрено. Поэтому составьте его в произвольной форме.*

    Вопрос из практики: можно ли без согласия сотрудника возложить на него выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника

    По закону работодатель может поручить исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника другому сотруднику только с письменного согласия последнего (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Для этого с сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

    Без согласия сотрудника его можно лишь временно перевести на другую работу. Такой перевод допускается лишь в установленных законом случаях (ст. 72.2 ТК РФ). Подробнее об этом см. материал Системы Как временно перевести сотрудника на другую работу без его согласия».

    «Оформление временного замещения. Как и в случае с совмещением, составьте соглашение. В нем укажите, какого работника будет замещать сотрудник и в течение какого срока. Ограничений по времени не установлено, поэтому этот срок может быть любым. Если точную дату выхода основного сотрудника сложно определить, то приурочьте окончание замещения к наступлению события. Например, если работник на длительном больничном, то пропишите так: «до окончания периода нетрудоспособности такого-то работника». Либо просто укажите: «до выхода основного работника на работу».*

    В соглашении имеет смысл указать, какие обязанности будет исполнять временный работник. Бывает так, что работодатель планирует отдать ему не весь функционал, а лишь какую-то часть. Чтобы не возникало недоразумений, лучше сразу оговорить такие нюансы. Если же работник будет исполнять все обязанности основного работника, то проще ознакомить с его должностной инструкцией, а не переписывать ее содержание в соглашение.

    Доплата временному работнику. Как и в случае совмещения, работнику полагается доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 151 ТК РФ). Ее размер определяется соглашением сторон. Доплачивать работнику до 100% заработка основного сотрудника не нужно. Особенно если работнику передаются не все функции, а только часть обязанностей работника.

    Чаще всего ситуация с замещением возникает в отношении руководителей и их штатных заместителей. Как правило, в должностных инструкциях заместителей прописано, что они замещают своих начальников в их отсутствие. Для многих работодателей такое условие равносильно тому, что доплачивать за работу не нужно, так как это входит в обязанности сотрудника.

    На самом деле это не так. Поскольку это замещение основного работника, то обязательно применяются правила ст.ст. 60.2 и 151 ТК РФ. Никаких исключений для отдельных категорий работников не сделано. Аналогичной позиции придерживается и Верховный суд РФ. Он признал недействующими положения разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39, которые позволяли не доплачивать за временное замещение штатным заместителям (определение от 11.03.2003 № КАС03-25). Текущая судебная практика также следует этой позиции. Так, суд обязал работодателя установить заместителю директора надбавку 50% за временное замещение директора согласно локальным актам учреждения. Ссылку работодателя на разъяснения советского периода суд отклонил (апелляционное определение Воронежского областного суда от 10.05.2012 № 33-2442). В то же время чиновники считают, что штатным заместителям доплата не нужна. Такое мнение изложено в письмах Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1 и Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897. Но ведомства не приводят в обоснование своей позиции серьезных аргументов. Их точка зрения сводится к тому, что должностные инструкции могут содержать такие условия. А если они являются частью трудовых договоров, то никаких доплат не положено. С учетом позиции Верховного суда РФ и текущей судебной практики правильно придерживаться первой точки зрения».*

    Как оформить замещение сотрудника?

    В каждой организации любой сотрудник может заболеть, уйти в отпуск по уходу за ребенком, в учебный отпуск, одним словом, создать ситуацию, когда его потребуется кем-то заменить. Есть три способа оформить замещение временно отсутствующего работника: совмещение (расширение зоны обслуживания), временный перевод, временный прием. На первый взгляд кажется, что это явления одного порядка. Рассмотрим, в чем между ними разница.

    Совмещение — это выполнение сотрудником в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если дополнительная работа выполняется по такой же должности (профессии), то имеет место расширение зоны обслуживания (увеличение объема работ). Обратите внимание, что при этом сотрудник не освобождается от выполнения своей основной работы.

    Дополнительная работа может быть поручена сотруднику только с его письменного согласия. И в таких случаях необходимо заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать:

  • трудовую функцию (например, наименование должности или профессии) совмещения;
  • сроки совмещения;
  • объем дополнительной работы (например, размер ставки);
  • доплату за совмещение.
  • Программа «Контур-Персонал» помогает оформить приказ о совмещении (расширении зоны обслуживания) и дополнительное соглашение с сотрудником.

    Для замещения временно отсутствующего сотрудника также можно оформить временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае замещающий работник освобождается от своей текущей трудовой функции (должности, профессии) на время замещения. Чтобы оформить временный перевод, необходимо также заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение, в котором указать:

  • новую трудовую функцию (например, наименование должности или профессии);
  • дату перевода;
  • срок временного перевода;
  • вид перевода — временный;
  • оплату труда.
  • Зачастую дата окончания временного перевода заранее неизвестна, а отсутствующий работник может вернуться в любое время. Поэтому при оформлении временного перевода для замещения отсутствующего работника рекомендуется указывать не точную дату окончания перевода, а формулировку «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», указав его фамилию, имя и отчество.

    На основании дополнительного соглашения необходимо оформить приказ о временном переводе, например, по форме Т-5 или Т-5а. Также обратите внимание, что запись о временном переводе в трудовую книжку вносить не нужно!

    Внимание! По окончании срока перевода не забудьте оформить обратный перевод сотрудника на его предыдущую работу, иначе перевод будет признан постоянным (ст. 72.2 ТК РФ)! Программа «Контур-Персонал» не только позволяет оформить приказ о временном переводе для замещения сотрудника и распечатать дополнительное соглашение, но и напоминает, когда подходит срок окончания временного перевода!

    Наконец, на время отсутствия сотрудника можно оформить временный прием на работу другого работника — как на основную работу, так и по совместительству.

    Совместительство — это выполнение в свободное от основной работы время другой регулярно оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство). Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются главой 44 ТК РФ.

    При приеме на работу сотрудника следует заключить с ним срочный трудовой договор, указав в числе прочего срок действия договора и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения, в соответствии со статьей 59 ТК РФ. Если срок с точностью до даты определить невозможно, укажите «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», уточнив его фамилию, имя и отчество.

    На основании трудового договора необходимо издать приказ о приеме, например, по форме Т-1 или Т-1а, а также внести запись в трудовую книжку работника, если он принят на основную работу. Запись о совместительстве вносить в трудовую книжку не обязательно, если сотрудник этого не требует.

    Внимание! Не забудьте расторгнуть трудовой договор с замещающим работником по возвращении основного сотрудника, иначе договор будет признан бессрочным (ст. 58 ТК РФ). Программа «Контур-Персонал» напоминает об увольнении сотрудника, когда подходит срок окончания трудового договора или возвращается замещаемый работник!

    Замещение временно отсутствующего работника

    Замещение работника на время его отпуска или больничного – обычная практика, многие расценивают уход коллеги в отпуск, как необходимость брать на себя дополнительную работу. Но не все руководители считают нужным делать доплату за замещение временно отсутствующего сотрудника, а многие работники мирятся с таким ущемлением своих прав.

    Замещение временно отсутствующего работника

    Замещение на время отпуска или больничного другого работника во многих компаниях проводится с нарушением прав работников фирмы. Чтобы этого не произошло, необходимо знать порядок проведения такой процедуры и не бояться отстаивать свои права, если потребуется, то и в суде. Работодатель должен нести ответственность за нарушение трудового кодекса.

    1. Замещение временно отсутствующего работника может производиться путем совмещения должностей, увеличения объема работ, расширения круга обязанностей. Дополнительная работа может быть поручена по аналогичной или другой должности.
    2. Работодатель обязан получить согласие работника на временное замещение коллеги. Просто приказать поработать за другого человек, ни один начальник не имеет права. Работник вправе отказаться от замещения коллеги на период отпуска, больничного или другого отсутствия по уважительной причине.
    3. О предельных сроках замещения должностей может говориться в Уставе организации (если это муниципальное предприятие) или в соглашении к трудовому договору. То есть согласие работника на временное выполнение обязанностей другого сотрудника не может быть устным, требуется заключение письменного соглашения. В нем оговаривается объем дополнительной работы, ее характер, а также сроки и размеры оплаты за замещение.

    Как оплачивается замещение временно отсутствующего работника?

    Вопрос оплаты за замещение другого сотрудника волнует многих, поэтому ему стоит уделить больше внимания. Необходимо различать замещение сотрудника с освобождением от своих обязанностей и совмещение двух должностей. В первом случае оснований для доплаты может и не быть – если работа, выполняемая за другого сотрудника, не является более сложной или замещаемая должность аналогична постоянной должности работника.

    В случае совмещения двух должностей на время отсутствия другого сотрудника, доплата должна быть обязательно. Отказ работодателя доплатить за совмещение должностей будет прямым нарушением трудового законодательства.

    Временное совмещение должностей должно быть оформлено приказом руководителя. В приказе необходимо указать совмещаемую должность, периода, на который вводится совмещение (возможны фиксированные сроки замещения, возможно совмещение должностей без указания конкретных сроков), объем дополнительной работы и оплата за замещение должности другого работника. Доплата может быть установлена фиксированной суммой, но стороны могут договориться о доплате в процентном отношении к окладу (тарифной ставке).

    Уменьшение размера доплаты за совмещение двух должностей или ее полная отмена должны оформлять приказом по организации. Сотрудник об изменении условий замещения временно отсутствующего работника должен быть предупрежден заранее. При этом, предупреждение должно быть письменным. Кроме того, при бессрочном совмещении должностей работник должен быть предупрежден об изменении условий оплаты за 2 месяца.

    Подведем итог: замещение должности временно отсутствующего сотрудника может производиться только с письменного согласия работника; при совмещении должностей оплата должна производиться обязательно.

    Доплата за замещение временно отсутствующего работника

    Виды замещения

    Чаще всего для замещения временно отсутствующего персонала используют три пути:

    Рассмотрим каждый из этих вариантов более подробно.

    При временном переводе сотрудник переводится на работу по другой должности или профессии. Обязанности по своему трудовому договору человек при этом не исполняет. Например, на время отсутствия начальника гаража на его позицию переводится один из механиков.

    Временное совмещение — это выполнение в течение рабочего дня наряду со своими обязанностями, определенными трудовым договором, дополнительной работы по другой должности или профессии. Так, отправив в отпуск кассира, вы можете поручить выполнение его обязанностей в порядке совмещения бухгалтеру.

    При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания работнику поручается в течение рабочего дня наряду с его работой осуществлять дополнительную деятельность по этой же профессии (должности). Например, если у вас имеются три наладчика, то на время отсутствия одного из них вы можете возложить исполнение его обязанностей на двух оставшихся.

    Как платить

    При временном переводе работник получает оплату по выполняемой работе. Поэтому такой способ, как правило, применяется при замещении руководителей, размер заработной платы которых выше, чем у рядовых сотрудников.

    В случае совмещения должностей работнику устанавливается доплата за замещение на время отпуска начальника или иного сотрудника. Размер этой доплаты устанавливается по соглашению сторон ( ст. 151 ТК РФ ).

    При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания размер доплаты и объем дополнительной работы также определяются соглашением сторон.

    На что обратить внимание

    Часто возникает вопрос: кто кого может замещать? Ответа на него законодательство не содержит, поэтому в каждом случае следует исходить из интересов и специфики вашей деятельности и квалификации персонала. Например, в небольшой фирме на время отпуска вполне может директор замещать кадры — доплата за совмещение в этом случае ему также должна быть установлена. А сможет ли секретарь исполнять обязанности начальника отдела — зависит от квалификации как секретаря, так и начальника.

    В любом случае для возложения на человека обязанностей отсутствующего работника необходимо его письменное согласие. Работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором указать:

    • срок замещения;
    • Ф.И.О. и должность сотрудника;
    • юридически значимое действие (перевод, возложение обязанностей в порядке совмещения и т.п.);
    • размер оплаты;
    • согласие работника.
    • Такой приказ необходим как для правильного начисления оплаты и отнесения ее на себестоимость, так и для возможности привлечения работника к ответственности за ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей.

      Имейте в виду, что во всех вышеупомянутых случаях размер доплаты законом не определен и устанавливается по соглашению сторон. На практике размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего работника составляет обычно от 10 до 50 процентов его заработной платы, но иногда замещающий сотрудник требует, чтобы ему доплачивали чуть ли не 100%. В целях исключения разногласий рекомендуем оговорить этот вопрос в локальном нормативном акте — например, в Положении об оплате труда.

      Смотрите еще:

      • Приказ минобрнауки от 29062018 631 Приказ Министерства образования и науки РФ от 29 июня 2015 г. № 631 “О внесении изменений в методику расчета показателей мониторинга системы образования, утвержденную приказом Министерства образования и науки Российской […]
      • Изменения к новым правилам по охране труда при работе на высоте 2018 Проект Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ "О внесении изменений в Правила по охране труда при работе на высоте, утвержденные приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 28 марта 2014 г. […]
      • Приказ мвд 155 рб "Ликбез от Телогрейкина": ГАИ будет нарушать, пока не повторится "живой щит"? Привычная для белорусского водителя ситуация: он занимает крайний правый ряд, чтобы приготовиться к повороту, или, наоборот, после поворота в […]
      • Закон об овд ст 26 Федеральный закон от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон […]
      • Сколько высчитывают алиментов на троих детей Алименты на троих детей: размер и расчет Подсчет алиментов всегда стоит остро у тех пар, которые решили развестись. Но каким образом они рассчитываются и чем регулируются? Согласно Семейному Кодексу Вопрос о ежемесячных выплатах […]
      • Федеральный закон статья 307 Федеральный закон от 30 декабря 2008 г. N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 30 декабря 2008 г. N 307-ФЗ"Об аудиторской деятельности" С изменениями и дополнениями от: 1 июля, […]