Штраф за отсутствие кадровых документов

Содержание:

Штраф за неоформленного сотрудника

Любой предприниматель или юридическое лицо, использующие наемный труд, обязаны позаботиться о правильном и своевременном оформлении своих сотрудников в соответствии с действующим ТК. Использование труда других людей без должного официального оформления является крупным нарушением и даже преступлением, поскольку наносит ущерб правам самого работника, а также государству.

  • Что грозит предпринимателю, решившему не выплачивать полагающиеся налоги и отчисления за своих сотрудников?
  • Какова будет ответственность юридического лица, на чьей фирме работники подписали трудовой договор значительно позже того, как начали свою деятельность?
  • Как может быть выявлено данное нарушение и на основании чего назначается наказание?
  • Причины, по котором введена ответственность за нарушение оформления работника

    Любой труд должен оформляться официально, будь то установление трудовых отношений с наемным рабочим у индивидуального предпринимателя, с сотрудником ООО, госпредприятия, фирмы. В чем опасность пренебрежения этими обязанностями?

    Незарегистрированные работники, получая заработную плату «в конвертах», обрекают себя на такие возможные последствия таких отношений с работодателем:

  • они не защищены от произвола руководителя в случае незаконного увольнения, задержки или отмены отпуска, несвоевременных выплат и т.п.;
  • лишаются поддержки государства в страховой сфере;
  • теряют в стаже и начислениях в Пенсионный фонд, а значит, в будущей пенсии.
  • Ущерб государства – в недоимке значительного количества налогов и фондовых взносов.

    Такие серьезные негативные последствия обусловили серьезное отношение к такого рода правонарушениям со стороны контролирующих органов. Ответственность работодателя за неоформленных сотрудников была ужесточена.

    Чтобы не было проблем

    Чтобы избежать множества неприятностей, о которых мы поговорим ниже, нужно вовремя и правильно оформлять трудовые отношения. Для того, чтобы поступивший на работу сотрудник официально был зачислен в штат, работодателю нужно:

    • заключить с ним трудовой договор;
    • быть зарегистрированным в ПФР и ФСС и вовремя сдавать туда соответствующие отчеты;
    • документально соблюсти кадровую процедуру: заявление от нанимаемого, приказ о зачислении, оформление личной карточки, запись в трудовой, роспись в ознакомлении с должностной инструкцией и т.п.
    • Главным доказательством оформления отношений «работник-работодатель» является трудовой договор с подписями обеих сторон. При приеме на работу его надо оформлять и подписывать в 3 идентичных экземплярах: для сотрудника, для работодателя и для предоставления в Службу занятости. В договоре обязательно должны быть указаны:

    • полное ФИО нанимаемого;
    • реквизиты работодателя;
    • должность, на которую поступает работник (должна соответствовать квалификационному перечню);
    • собственноручные подписи работодателя и сотрудника.

    Неправильно оформленный трудовой договор – уже повод для штрафа, а его отсутствие – и для более серьезной ответственности.

    ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Для оформления сотрудника закон отводит не более трех дней, дальнейшие проволочки считаются уже нарушением, караемым штрафом.

    Два вида ответственности

    Физические и юридические лица, используя труд наемных сотрудников, по-разному ответственны за их оформление перед государством.

    Часто случается, что ИП игнорирует договоры о найме, что не освобождает их от ответственности в случае установления этого факта, особенно на фоне ужесточившегося контроля. Юридические лица чаще допускают нарушения и просрочки оформления. И тем, и другим за такие нарушения грозят очень серьезные, хоть и различные наказания.

    Рассмотрим формы ответственности в зависимости от типа работодателя.

    Что грозит «экономному» ИП

    Если частный предприниматель не выполняет всю работу сам, а нанимает других людей, он должен подчиняться требованиям ТК РФ. Вполне понятно желание сэкономить на налогах и отчислениях, не хочется тратить время и силы на официальную регистрацию. Однако, в случае выявления незаконных сотрудников ИП может получить такие неприятности и финансовые потери, что никакая экономия на выплатах с ними не сравнится.

    Если сотрудник проработал по найму 3 и более дня, а договор с ним так и не заключили, тем самым откладывается дата начала сбора налогов и отсчет стажа, а значит, образуется ущерб. Чем позже оформлен работник, тем выше этот ущерб. В зависимости от времени просрочки и количества таких сотрудников ответственность может быть административной или уголовной.

  • назначение штрафа в размере 1-5 тыс. руб. за каждого сотрудника;
  • принудительную остановку работы организации на срок до 90 дней.
  • Значительное нарушение сроков оформления, отсутствие трудовых договоров у большого количества работающих говорит о том, что сумма недополученных государством налогов и отчислений оказывается весьма значительной. Такое нарушение требует более серьезной ответственности, особенно, если виновный не в состоянии возместить убытки. Когда нарушение проходит не по административной, а по уголовной статье, суммы штрафов и виды санкций уже другие.

  • штрафом в сумме 100-300 тыс. руб.;
  • тюремным заключением (реальным, а не условным) сроком до 2 лет;
  • отсидев в тюрьме, предприниматель больше никогда не сможет заниматься бизнесом в той сфере, где допустил это правонарушение.
  • К СВЕДЕНИЮ! Любой вид ответственности обязывает нарушителя сначала возместить казне нанесенные убытки в виде невыплаченных налогов и сборов, а затем понести наказание в виде штрафа.

    Как ответит за погрешности в регистрации работников юридическое лицо

    На предприятиях такой формы собственности ответственными лицами за найм и оформление работников является директор и сотрудники отдела кадров.

    Если нарушение незначительно и заключается лишь в сравнительно небольшой просрочке или неточностях в оформлении, а также, если речь идет об 1-2 работника, штраф будет выписан не лично на ответственных лиц, а на предприятие. Суммы значительны – от 100 тыс. руб. за каждого неправильно или поздно оформленного сотрудника.

    Если такие правонарушения выявляются неоднократно, а также масштаб их значителен, речь идет об особо крупных размерах ущерба. В придачу к штрафу на предприятие, виновные будут наказаны лично: сотрудники отдела кадров уволены по соответствующей статье (без выходного пособия), а директор может провести длительный срок на общественных работах или «в местах, не столь отдаленных». Наказание определяется в зависимости от степени ущерба.

    Как могут быть пойманы «нелегальные» сотрудники

    Чтобы устанавливать и пресекать факты правонарушений в трудовом законодательстве, существуют контролирующие органы. Их достаточно много, но самой частой «головной болью» имеющей непосредственное отношение у к правам сотрудников, являются налоговая и трудовая инспекции. Законодательно система проверок опирается на Федеральный закон № 294, а налоговая проверяет предприятия в соответствии с гл.14 Налогового кодекса РФ. Поймать «нелегалов» могут и те, и другие.

    Налоговые страсти

    Факт нарушения может быть выявлен в результате камеральной (по факту сдачи отчетности) или выездной (глубокой и тщательной) проверки. Подробно изучать налоговики имеют право текущий год деятельности и 3 предыдущих, при этом им законом разрешено опрашивать свидетелей, осматривать помещения, изымать документы и т.п.

    ВАЖНО! Работодателю необходимо ознакомиться с разрешением на проверку и служебными удостоверениями инспекторов.

    По результатам инспекции в специальной справке указывается ее предмет и сроки. На основании справки составляется акт с выявленными нарушениями и предписаниями по их устранению, на что у работодателя есть 2 недели.

    Охраняя право на труд

    Трудовая инспекция может посетить любую организацию в ходе плановой проверки. Внеплановое «нашествие» инспекторов может быть спровоцировано жалобой обиженного сотрудника или недовольного конкурента. Возможен и совместный проверочный рейд с другими органами контроля.

    Трудовая инспекция оформляет протокол со следующей информацией:

  • ФИО проверяющего;
  • выявленные нарушения;
  • рекомендации по устранению.
  • Протокол является основанием для наложения штрафа или для обращения в суд с целью определения меры уголовной ответственности.

    В арсенале контролирующих органов есть различные способы заставить виновного понести ответственность – от блокировки расчетных счетов в банке до приостановления деятельности предприятия по приговору суда.

    3 приказа, за отсутствие которых работодателю грозит штраф 50 тысяч рублей

    Все кадровики знают, что в организации обязательно должны издаваться и храниться приказы о приеме на работу и увольнении, об отпусках и других важных событиях. Но далеко не все специалисты знают о существовании трех важных приказов, за отсутствие которых организацию могут серьезно наказать. Размер штрафа составляет до 50 000 рублей.

    Что случилось?

    Роструд напомнил работодателям, что проверяющие из ГИТ могут в том числе проверить ведение кадровой документации. Отсутствие каких-либо обязательных документов будет являться основанием для привлечения организации к административной ответственности. О чем же, по мнению чиновников, чаще всего забывают работодатели? Оказывается, назначить ответственных лиц и издать об этом 3 важных приказа:

    1. по ведению трудовых книжек,
    2. по воинскому учету;
    3. по охране персональных данных работников.

    Такие приказы нужно не только иметь в делопроизводстве, но и постоянно обновлять, если кто-то из назначенных ранее лиц уволится. Ведь приказ с некорректными данными ответственного лица приведет к крупному штрафу.

    Материалы по теме

    Как составить приказ о назначении ответственных лиц

    Приказ об организации воинского учета на предприятии и назначении ответственных за это лиц является обязательным для всех работодателей. Об этом, в частности, сказано в п. 22 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017. При этом законодательство не предусматривает ограничений в количестве ответственных за это процесс сотрудников. Кроме того, в силу п. 12 постановления Правительства от 27.11.2006 № 719 в организации, в которой работает менее 500 человек отвечать за воинский учет может один работник по совместительству. Главное, чтобы ответственный за воинский учет был назначен приказом по предприятию. Отсутствие этого документа является нарушением, за которое статьей 21.1 КоАП РФ предусмотрен штраф до 1000 рублей.

    Приказ № 2: о лице, ответственном за ведение трудовых книжек

    Еще один обязательный приказ, который каждая организация должна быть готова предъявить проверяющим, называется «О лице, ответственном за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Его наличие предусмотрено пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 . В этом случае делить ответственность между несколькими сотрудниками нельзя, поэтому работник в приказе может быть указан только один. Если он уволился или не может больше исполнять эти обязанности по другим причинам, нужно издать новый приказ. Его отсутствие — серьезное нарушение, за которое по статье 5.27 КоАП РФ размер штрафа может достигать 50 000 рублей. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

    Приказ № 3: о лице, ответственном за обработку персональных данных

    Третий важный приказ, без которого нельзя работать ни одной организации, называется «О назначении лица, ответственного за обработку персональных данных». Такой человек должен быть в каждой организации, как того требует статья 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Конечно, все лица, имеющие доступ к персональным данным, несут ответственность за их сохранность, но координировать это должен один назаначенный специалист, который и будет отвечать за исполнение требований законодательства.

    Кроме того, по нормам статьи 88 Трудового кодекса РФ доступ к персональной информации работников могут иметь только специально уполномоченные лица. В приказе необходимо обязательно перечислить всех работников компании, имеющих доступ к персональным данным. Это могут быть сотрудники отдела безопасности, отдела кадров, бухгалтерии и руководители структурных подразделений. Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению ФЗ о персональных данных. Санкциями статьи 13.11 КоАП РФ за такие нарушения предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан — в размере от 300 до 500 рублей;
  • на должностных лиц — от 500 до 1 000 рублей;
  • на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.
  • Также нужно помнить, что все указанные в вышеперечисленных приказах лица должны быть ознакомлены с ними под подпись.

    Кадровое делопроизводство и финансовые риски работодателя

    По материалам семинара «Кадровое делопроизводство и финансовые риски компании» (Санкт-Петербург, декабрь 2000 г.).

    Степень влияния кадрового делопроизводства на финансовые риски компании во многом зависит от ее обязательств перед государством.

    Указанные обязательства можно разделить на две основные группы: обязательства по уплате налогов и обязательства по ведению первичной документации в соответствии с требованиями действующего законодательства.

    Эти обязательства тесно связаны между собой, так как четкое ведение документации связано с правильным исчислением и соответственно уплатой налогов.

    В случае частичного или полного отсутствия необходимых кадровых документов у работодателя могут возникнуть определенные финансовые риски.

    Рассмотрим конкретные примеры, связанные с применением штрафных санкций со стороны налоговых органов и социальных внебюджетных фондов.

    • Отсутствие трудовых договоров, приказов о премировании, штатного расписания, табеля учета рабочего времени дает основание проверяющим органам считать, что заработная плата начислялась необоснованно, что может быть расценено как занижение налогооблагаемой прибыли. Поэтому согласно части первой Налогового кодекса РФ (НК РФ) и Закона РФ «Об уплате налога на прибыль» может возникнуть налоговая ответственность. В соответствии со статьей 122 НК РФ неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы влечет взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченных сумм налога. Если эта неуплата будет признана умышленной, то размер штрафа составит 40% от неуплаченных сумм налога.
    • Инспектора Пенсионного фонда и налоговой инспекции вправе потребовать* любые документы кадрового делопроизводства. Непредоставление указанных документов может трактоваться как желание скрыть деятельность и связанные с ней доходы. Более того, в соответствии со статьей 127 НК РФ на компанию может быть наложен административный штраф в размере 5000 рублей за отказ в предоставлении документов.
    • Неправильный расчет непрерывного стажа при оплате больничного листа или неправильное оформление путевок за счет средств Фонда социального страхования (ФСС) может привести к недоплате взносов в указанный фонд, а это автоматически влечет штрафные санкции (в соответствии со статьей 122 НК РФ) и пени со стороны ФСС. Размер пеней составляет 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки.
    • Отсутствие в компании справки с предыдущего места работы сотрудника о выплаченных доходах и удержанных налогах влечет административное взыскание за нарушение закона о бухгалтерском учете, в части ведения первичной документации — наложение штрафа на главного бухгалтера в размере от 2 до 5 минимальных размеров оплаты труда.
    • При оформлении льгот по подоходному налогу (льгота на иждивенцев и детей, студентов дневных форм обучения) также необходимо помнить о том, что на предприятии должны присутствовать все необходимые документы, подтверждающие право на получение таких льгот. Отсутствие или ненадлежащее оформление документов дает налоговым органам право считать, что льготы использованы необоснованно. В этом случае сумма подоходного налога подлежит пересчету без учета этих льгот. Начисляется штраф в соответствии со статьей 123 НК РФ в размере 20% от суммы, подлежащей перечислению, и начисляются пени в размере 1/300 ставки рефинансирования, но не более 0,1% в день за неудержание подоходного налога.
    • При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которое всегда сопровождается предоставлением в суд документов, подготовленных в кадровом отделе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующим законодательством, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят компанию к неудаче в судебном споре с работником.
    • Статья 145 Уголовного кодекса РФ предусматривает уголовную ответственность за необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение беременной женщины или женщины, имеющей ребенка в возрасте до трех лет. В качестве меры наказания предусмотрен штраф в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда либо привлечение к исправительным работам на срок от 120 до 180 часов.
    • Вышеперечисленные финансовые риски относятся к регулированию трудовых отношений с сотрудником.

      Однако существует определенный финансовый риск и при заключении гражданско-правовых договоров.

      Очень часто, для того чтобы скрыть трудовые отношения с сотрудниками, работодатели заключают с ними гражданско-правовые договоры. При этом в соответствии с действующим законодательством с вознаграждений по таким договорам работодатель имеет право не платить взносы в ФСС.

      Соответственно инспектора ФСС обращают наиболее пристальное внимание на такие договоры, пытаясь выявить факт сокрытия в них трудовых отношений. Они называют их «скрытыми» трудовыми договорами. Инспектора ФСС считают, что практически 90% договоров гражданско-правового характера являются «скрытыми» трудовыми. Следовательно, если работодатель заключает гражданско-правовой договор и не платит взносы в ФСС, то он может подвергнуться штрафным санкциям и пеням в том случае, когда инспектор ФСС интерпретирует соответствующий договор как «скрытый».

      В связи с введением части второй Налогового кодекса РФ социальные взносы в государственные внебюджетные фонды, такие как Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования РФ, были заменены единым социальным налогом, уплата которого осуществляется компаниями непосредственно налоговым органам. Следовательно, именно налоговые органы начиная с 1 января 2001 года будут проводить проверки компаний касаемо исчисления и уплаты подоходного и единого социального налогов.

      Поэтому неправильно полагать, что вступление в силу части второй Налогового кодекса РФ изменит требования налоговых органов в части ведения первичных документов кадрового делопроизводства по сравнению с требованиями государственных внебюджетных фондов. Скорее всего, эти требования будут ужесточаться.

      В целом неправильно оформленные документы по личному составу, регулирующие отношения между работодателями и сотрудниками компании, повышают ее финансовые риски. Сноски

      * Письмо Пенсионного фонда РФ от 24.11.98 № ШС-6-07/851.

      Чем грозят ошибки в кадровом делопроизводстве? (Ларина С.)

      Дата размещения статьи: 21.04.2016

      Давайте разберемся, за какие ошибки в кадровом делопроизводстве какие штрафы грозят? Чем могут заинтересоваться государственная инспекция труда и налоговики?

      Довольно долгое время за нарушения в кадровом делопроизводстве наказания были несущественными. Пожалуй, единственным, что больше всего пугало работодателей, был риск восстановления незаконно уволенного сотрудника на работе с выплатой всей заработной платы за вынужденный прогул.
      Однако с начала прошлого года ситуация резко изменилась. Законодатель за нарушения норм трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрел повышенную ответственность. Теперь работодателям стоит бояться не только ретивых бывших сотрудников, но и проверяющих, штрафы которых за нарушение, в том числе и кадрового делопроизводства, могут довольно серьезно ударить по бюджету организации.
      С 1 января 2015 г. начали действовать изменения в Кодексе РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) , затрагивающие нарушение норм трудового законодательства. Именно измененная этим Законом ст. 5.27 КоАП РФ и будет нам интересна. Дело в том, что она разделила нарушения на 3 группы, две из которых касаются кадрового делопроизводства:
      — ошибки при заключении трудовых договоров;
      — все остальные ошибки в кадровом делопроизводстве.
      ———————————
      Внесены Федеральным законом от 28.12.2013 N 421-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О специальной оценке условий труда».

      Ошибки при заключении трудового договора

      До сих пор на практике довольно часто встречаются ситуации, связанные с нарушениями работодателей при оформлении трудовых договоров. Напомним, что согласно ч. 1 ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, а также фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).
      Трудовой договор заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Кроме того, его содержание должно соответствовать условиям, перечисленным в ст. 57 ТК РФ (например, обязательное указание в договоре трудовой функции, условий оплаты труда, режима рабочего времени и времени отдыха и пр.). Как видите, закон устанавливает довольно много требований, касающихся трудового договора. И это не удивительно, ведь это основной документ, регламентирующий права и обязанности работника и работодателя.
      В ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ написано, что работодатель будет привлечен к ответственности, если:
      — уклоняется от оформления трудового договора с сотрудником;
      — не выполнил правила о надлежащем оформлении трудового договора;
      — заключил гражданско-правовой договор вместо трудового.
      Все три нарушения будут затрагивать кадровое делопроизводство:
      — в первом случае работодатель всячески оттягивает заключение трудового договора (даже несмотря на то, что сотрудник начал у него трудиться);
      — во втором — при составлении текста трудового договора компания не выполнила требования ТК РФ, например не включив обязательные условия (ст. 57 ТК РФ), или включив условия, нарушающие права сотрудника (например, заключив срочный трудовой договор с сотрудником без должных оснований, ч. 6 ст. 58 и ст. 59 ТК РФ);
      — в третьем случае — работодатель, чтобы сэкономить на фонде оплаты труда, вместо трудового договора оформляет гражданско-правовые договоры (ст. 19.1 ТК РФ).
      Если любая из перечисленных здесь ситуаций будет обнаружена проверяющими, то:
      — должностное лицо работодателя (скорее всего, руководителя компании) оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 руб.,
      — а саму организацию на гораздо более ощутимую сумму — от 50 000 до 100 000 руб.
      Приведем пример вынесения постановления с назначением штрафа за заключение вместо трудовых гражданско-правовых договоров. Однако имейте в виду, данное решение было принято еще до вступления в силу изменений в КоАП РФ, поэтому вместо ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ работодатель был наказан по ч. 1 указанной статьи.

      Судебная практика. В связи с многочисленными жалобами граждан о нарушениях трудовых прав прокуратура выдала государственной инспекции труда (ГИТ) требование о проведении внеплановой проверки соблюдения трудового законодательства у работодателя (ООО). Трудовая инспекция установила, что, несмотря на то, что в 2014 г. работодатель заключал гражданско-правовые договоры по оказанию услуг, между исполнителями и заказчиком работ, выступающим фактически в роли работодателя, установлены признаки трудовых отношений. Поэтому отношения со всеми работниками были признаны трудовыми.
      В связи с этим было установлено, что работодатель:
      — не оформил трудовые договоры в письменной форме при фактическом допущении сотрудников к работе (в нарушение ч. 2 ст. 67 ТК РФ);
      — не издал приказы о приеме их на работу (в нарушение ч. 1 ст. 68 ТК РФ);
      — не вел трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (в нарушение ч. 3 ст. 66 ТК РФ);
      — заработную плату работникам выплачивал реже, чем каждые полмесяца (в нарушение ч. 6 ст. 136 ТК РФ).
      На основании этого работодатель был оштрафован на 50 000 руб. Суд признал предписание ГИТ законным (см. Решение Московского городского суда от 10.08.2015 N 7-8309/15).

      Кстати, обратите внимание, чаще всего именно обиженные работники становятся тем самым источником, который сообщает о нарушениях работодателя в трудовую инспекцию и на основании их жалоб контролеры приходят в компанию с внеплановой проверкой.

      Иные ошибки в кадровом делопроизводстве

      Вторая группа нарушений более широкая. В нее согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ попадают любые нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, которые не попали в ч. 2 (фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем в случае, если последний отказывается признавать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и работодателем) и ч. 3 указанной статьи (о них мы написали выше).
      Таким образом, сюда относятся все остальные нарушения в ведении кадрового делопроизводства, например:
      — ошибки при оформлении приказов о приеме на работу, увольнении, переводе и пр.;
      — отсутствие ознакомления работника под подпись с локальными нормативными актами и др. кадровыми документами;
      — ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей в них;
      — ошибки при составлении штатного расписания;
      — отсутствие графика отпусков или нарушения в его ведении/внесении изменений;
      — ошибки при составлении должностных инструкций и пр.
      Как видите, это любые требования ТК РФ и других нормативных правовых актов, которые содержат нормы трудового права и затрагивают порядок ведения кадрового делопроизводства. К таким нормативным правовым актам можно отнести, например, Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, или Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
      Наказание за подобные нарушения немного ниже, чем за ошибки при заключении трудового договора:
      — должностное лицо организации будет оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 руб.,
      — а юридическое лицо — от 30 000 руб. до 50 000 руб.
      Поясним один момент, в отношении которого у практиков порой возникают вопросы. С какими кадровыми приказами работника обязательно нужно знакомить под подпись? С любыми, где он фигурирует, или только с теми, которые прямо указаны в нормативных правовых актах?

      Действительно, трудовое законодательство определяет конкретный перечень приказов, которые необходимо доводить до сведения работников под личную подпись с указанием даты ознакомления (т.к. законодатель обычно еще и предписывает, в течение какого времени с даты издания акта работника нужно с ним ознакомить). Среди них приказы о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ), о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).
      Однако есть целый ряд иных приказов, с которыми нужно знакомить сотрудников, несмотря на то, что прямого указания в ТК РФ на это нет. Например, приказ о направлении работника в командировку или о введении режима неполного рабочего времени и пр.
      Для чего работников ознакамливают с приказами? Есть два основных повода:
      — приказ регулирует трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения с данным работником, например, работника принимают на работу или увольняют, ему объявляется выговор за нарушение трудовой дисциплины, его переводят на другую работу и т.д. Конечно, он должен об этом знать;
      — приказ содержит поручение, ответственным исполнителем по которому назначен данный работник.

      Пример 1. Бухгалтер Иванова должна пересчитать полагающиеся менеджеру Комарову денежные выплаты. В данном случае приказ касается трудовых отношений с Комаровым, но исполнителем является Иванова. Трудовое законодательство не требует ознакамливать ее с данным приказом, это следует из практики управления (причем в некоторых организациях Иванову не просили бы поставить подпись об ознакомлении на бумажном приказе, а просто выслали бы ей для ознакомления скан-копию документа в рамках СЭД, которая протоколирует действия пользователей).

      В ст. 22 ТК РФ в обязанностях работодателя указано, что он должен знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Конечно, между приказом и локальным нормативным актом нельзя поставить знак равенства, но это не отменяет того факта, что работники должны знать, как меняются условия их труда.
      Еще одним аргументом в пользу того, что надо получить подпись сотрудника и на других приказах, является то, что в унифицированных формах, которые были обязательными до 2013 г., предусмотрен реквизит ознакомления работника с документом. Это, например, не упомянутые выше приказ о переводе на другую работу (форма N Т-5), приказ о предоставлении отпуска (форма N Т-6), приказ о направлении в командировку (форма N Т-9), приказ о поощрении работника (форма N Т-11).
      Ну и наконец, не лишним будет получить подпись сотрудника на других приказах, например о переносе отпуска и отзыве из него, затрагивающих порядок оплаты труда, влекущих изменение режима работы, и пр. (по сути, любые приказы, которые так или иначе касаются прав и обязанностей сотрудников).
      Если прямой обязанности работодателя ознакомить с документом работника под подпись, прописанной в нормативных правовых актах, нет, то тогда уже ознакамливать можно и иными способами, особенно если его нужно доводить до сведения многих (например, когда премируются все сотрудники организации). В ход идут рассылки по информационной системе уведомлений или скан-копии документа, вывешивание его копии на доске объявлений на проходной и т.п.
      Чем обусловлено такое послабление? Дело в том, что для применения штрафов по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ сотрудники трудовой инспекции в своем предписании должны сослаться на конкретную правовую норму, которая была нарушена при неознакомлении работника с документом под подпись. Если такой нормы нет, то и оштрафовать будет не за что.
      Однако это может позволить работнику при неисполнении приказа утверждать, что никто ему ничего не поручал, что он видит этот документ в первый раз.

      Пример 2. С приказом о направлении сотрудника в командировку законодательство не обязывает ознакамливать работника под подпись. Но представьте такую ситуацию: человеку непосредственный руководитель сказал, что нужно ехать в командировку, деньги на нее ему перечислили на карточку, в эту командировку сотрудник и не хотел ехать. решил пойти на принцип и не поехал, а подписи об ознакомлении с соответствующим поручением у работодателя нет! За что зацепиться, чтобы признать его нарушителем трудовой дисциплины? Если в этой ситуации работодатель еще и решит применить к нему дисциплинарное взыскание, то работник может продолжать настаивать на том, что про командировку не знал и потом оспорить это взыскание в трудовой инспекции или в суде.

      Однако обратите внимание, что в ТК РФ есть ряд статей (затрагивающих изменения определенных сторонами условий трудового договора), которые хоть и не устанавливают обязанность работодателя ознакомить сотрудника под личную подпись с приказом, но требуют получить от него согласие или уведомить его о чем-либо. Например, в случае введения неполного рабочего дня (смены). Согласно ч. 2 ст. 74 ТК РФ работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за 2 месяца о предстоящих изменениях и причинах, вызвавших такую необходимость. Или в случае увольнения сотрудника в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников работодатель должен персонально и под собственноручную подпись предупредить сотрудника не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Некоторые организации в подобных ситуациях для упрощения документооборота вместо подготовки письменного уведомления оповещают сотрудников о предстоящих изменениях путем ознакомления под личную подпись непосредственно с приказом. Делать это не запрещено.
      Анализируя судебную практику, можно сделать вывод, что трудовые инспекторы охотно штрафуют организации именно по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, ведь сюда подпадает любое нарушение норм трудового права. В рассмотренном ниже деле инспектор нашел сразу несколько нарушений у работодателя.

      Судебная практика. Государственная инспекция труда в г. Москве 05.06.2015 признала работодателя (ООО) виновным в совершении правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и назначила наказание в виде штрафа в размере 30 000 руб. В ходе проверки были выявлены следующие нарушения:
      — локальными нормативными актами не установлен и не утвержден порядок индексации заработной платы (в нарушение ст. 134 ТК РФ);
      — в положении об оплате труда не определена система оплаты труда в части установления размеров тарифных ставок окладов/должностных окладов (в нарушение ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
      — в локальном нормативном акте (инструкции о разъездном характере работы) не установлен размер возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (в нарушение ст. 168.1 ТК РФ);
      — на экземпляре трудового договора одного из работников, хранящегося у работодателя, отсутствует подпись о получении работником экземпляра трудового договора на руки (в нарушение ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
      Работодатель пытался оспорить указанное постановление, но суд признал его законным (см. Решение Московского городского суда от 10.09.2015 по делу N 7-9383).
      См. также Решение Московского городского суда от 18.09.2015 N 7-9856/15, в котором было признано законным постановление ГИТ о штрафе работодателя (ФГУП) на 30 000 руб. за отсутствие в ЛНА порядка и размеров индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

      Если работодатель не является малым предприятием, то за повторное нарушение он будет оштрафован в повышенном размере. Так, если ранее он подвергался наказанию за правонарушения, предусмотренные ч. 1 — 3 ст. 5.27 КоАП РФ, то:
      — должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 года до 3 лет;
      — а организация будет оштрафована на сумму от 100 000 до 200 000 руб.

      Поблажки для «самых маленьких» от ГИТ

      Итак, мы разобрались, что за нарушения в сфере кадрового делопроизводства могут оштрафовать по ч. 1 и 3 ст. 5.27 КоАП РФ. Это входит в компетенцию государственной инспекции труда (ГИТ).
      С конца прошлого года Федеральная служба по труду и занятости изменила принцип применения административных наказаний в отношении малых предприятий (о направлении соответствующего письма в свои территориальные органы в ходе заседания Общественного совета при Роструде сообщил глава ведомства Всеволод Вуколов):
      — если инспектор обнаруживает нарушение у работодателя впервые, и оно не связано с непосредственной угрозой жизни работников,
      — то руководителю малого предприятия выдается предупреждение и предписание исправить нарушение. Штраф будет накладываться только в случае повторного выявления правонарушения.
      В этой связи напомним, какие предприятия признаются малыми. К ним относятся коммерческие организации либо потребительские кооперативы, которые соблюдают условия, приведенные в ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» (далее — Закон N 209-ФЗ):
      — лимит средней численности работников за предшествующий календарный год не должен превышать 100 человек включительно (п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Закона N 209-ФЗ);
      — лимит выручки от реализации товаров (работ, услуг) за предшествующий календарный год без учета НДС — 800 млн руб. (п. 3 ч. 1.1 ст. 4 Закона N 209-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 13.07.2015 N 702 «О предельных значениях выручки от реализации товаров (работ, услуг) для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства»);
      — доля в уставном капитале (паевом фонде) малого предприятия, принадлежащая российским организациям, не являющимся малыми, а также иностранным организациям, не должна превышать 49% каждая (подробнее см. п. 1 ч. 1.1 ст. 4 Закона N 209-ФЗ).

      Что может заинтересовать налоговиков?

      Некоторые из кадровых документов одновременно являются первичными учетными документами в бухгалтерии. Раньше их унифицированные формы были утверждены Госкомстатом России . Среди них были:
      — приказы о приеме на работу и увольнении, о переводе, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении;
      — личные карточки работника и госслужащего;
      — штатное расписание;
      — учетная карточка научного, научно-педагогического работника;
      — документы, связанные с командировкой;
      — табель учета рабочего времени;
      — расчетная и платежная ведомости с журналом регистрации;
      — лицевой счет;
      — записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;
      — записка-расчет при прекращении трудового договора с работником;
      — акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
      ———————————
      См. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

      Они просуществовали до конца 2012 г., т.к. с начала 2013 г. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) потребовал от организаций применять утвержденные своим руководством формы (так сказать, предоставил свободу действий в принудительном порядке). Кто-то воспользовался этим и разработал собственные формы, но большинство переутвердило старые привычные и продолжило ими пользоваться.
      Так вот, если в организации забыли утвердить эти формы либо они не содержат предписанных реквизитов , то данное нарушение входит в компетенцию налоговых органов, а не ГИТ. Судя по сложившейся практике, трудовая инспекция наказывать за это не будет, а вот сообщить коллегам из налоговой инспекции вполне может (территориальные органы данных ведомств активно обмениваются информацией).
      ———————————
      Их перечень дан в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

      Напомним, что любые первичные учетные документы принимаются к учету, только если они составлены правильно (в т.ч. в соответствии со ст. 9 Закона о бухучете). Документы, которые составлены с нарушением, не могут быть приняты к учету. При проверке налоговики могут посчитать, что тем самым компания нарушила правила учета доходов и/или расходов, и привлечь ее по ст. 120 НК РФ к ответственности:
      — 10 000 руб. штрафа грозит организации за нарушение в одном налоговом периоде;
      — 30 000 руб. — если компания будет поймана на нарушениях, совершенных в течение более одного налогового периода.

      Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

      Создание и поддержание архива организации в должном состоянии – объемная работа, важность которой порой нивелируется директорами организаций. Работники небольших компаний, как правило, занимаются делами архива по остаточному принципу. И это совершенно неправильно, а порой даже опасно для организации: велика вероятность при первой же проверке получить штраф, причем как за некорректное исполнение обязанностей, так и за бездействие.

      В соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.11.2015; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.

      Судебная практика по нарушениям правил и сроков хранения документов обширна и разнообразна, касается организаций всех форм собственности и самых разнообразных документов, включая дела по личному составу. В зависимости от степени тяжести вины решения суда по подобным делам различны – от предупреждения до сотен тысяч рублей штрафных санкций. Примеры реальных судебных дел рассмотрим далее.

      Важно!

      Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения плановых выездных проверок, реже – по факту неисполнения запросов. При этом проверки может инициировать как вышестоящий архив, налоговая или Пенсионный фонд, так и сама организация в рамках очередного внутреннего аудита.

      Виды споров

      Правоприменительную практику по вопросам нарушения правил хранения архивных документов условно можно разделить по видам споров.

      1. Споры, связанные с непредоставлением запрашиваемой документации по причине их утери в ходе стихийных бедствий (землетрясение, наводнение, ураган, пожар и т.п.). В решении подобных споров суды все чаще встают на сторону налогоплательщиков. Организация может избежать штрафа за утерю документов, если представит доказательства, что такая утеря произошла вследствие форс-мажора. Подтвердить такие факты можно справками из соответствующих органов.

      Обратите внимание!

      Если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Аналогично и с кражей: если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить.

      2. Непредоставление документов по причине их хищения. Единого мнения судов по решению таких споров нет. Так, ФАС Западно-Сибирского округа согласился с отсутствием вины налогоплательщика в непредоставлении документов по указанной причине, а ФАС Центрального округа в схожей ситуации принял противоположное решение, т.к. «хищение стало возможным из-за действий должностных лиц самой организации, не обеспечивших сохранность бухгалтерских документов».

      3. Непредоставление документов по причине их отсутствия.

      Извлечение

      из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

      Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

      Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

      влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

      ОАО «ППП» в ходе проверки его деятельности не предоставило приказ директора о назначении лица, ответственного за архив. Личные карточки уволенных работников (по форме № Т-2), личные дела и приказы по личному составу хранились в неупорядоченном виде, за что организация была оштрафована на 300 руб.

      4. Уничтожение документов ранее требуемого срока. За несоблюдение норм архивного хранения или за неправомерное уничтожение документов ранее установленной даты ликвидации с организации и лично с руководства компании могут взыскать административный штраф. Размер штрафа может составлять сумму до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

      Представители проверяющих органов составляют акт о нарушении норм архивного хранения, который можно оспорить только в судебном порядке.

      При совершении двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности, при этом уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.

      из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

      Статья 15.11. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности

      Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов –

      влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

      1. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

      занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета;

      искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

      2. Должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, в следующих случаях:

      представление уточненной налоговой декларации (расчета) и уплата на основании такой налоговой декларации (расчета) неуплаченных сумм налогов и сборов, а также соответствующих пеней с соблюдением условий, предусмотренных пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса Российской Федерации;

      исправление ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

      Пример

      В 2009 г. в ходе плановой выездной проверки деятельности в одном из ЗАО Краснодарского края был выявлен вопиющий факт нарушения норм хранения и утилизации архивных документов. Главный бухгалтер вывез в подвальное помещение гаража все документы общества о текущей бухгалтерской отчетности, включая входящую и исходящую корреспонденцию, папку с протоколами Совета директоров, решениями общих собраний (за прошедший год). До этого данная документация хранилась дома у главного бухгалтера (!).

      В конце января 2009 г. подвал затопило, и все находящиеся в нем документы ЗАО пришли в негодность: текст был размыт, информация стала нечитаемой. Поэтому главный бухгалтер выбросил документы, без составления каких-либо описей и подтверждения факта случившегося. Документы следовало хранить до сдачи в архив в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа[1], а в случае утраты или повреждения оригиналов документов – заверенные в установленном порядке копии с составленным актом. Этого сделано не было. В итоге общество было оштрафовано на 200 000 руб. (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ от 11.03.2010; постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А32-4676/2010 от 28.05.2010).

      [1]Имеется в виду место государственной регистрации ЗАО как юридического лица.

      Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2016.

      Главная / Публикации / За что оштрафует работодателя трудовая инспекция

      За что оштрафует работодателя трудовая инспекция

      Опыт работы на консультационном рынке показывает, что сегодня подавляющее большинство организаций не уделяет должного внимания вопросам соблюдения законодательства о труде и ведению кадрового делопроизводства. Особенно это стало заметным в «кризисный» и «после кризисный» периоды. Практика показывает, что игнорирование руководителями организаций норм трудового законодательства зачастую приводит к штрафным санкциям, размеры которых превышают затраты на организацию и ведение кадрового делопроизводства.

      О наиболее типичных нарушениях действующего трудового законодательства, связанных с кадровым делопроизводством, рассказывает ведущий консультант по кадровому администрированию группы компаний \»РУСКОНСАЛТ\» Ирина Солодова.

      Государственный инспектор по труду может прийти в любую организацию, независимо от ее численности и спецфики, без уведомления и потребовать предъявить ему более 30 различных документов, предусмотренных трудовым законодательтвом. Правильно оформленные кадровые документы -гарантия успешного прохождения проверки трудовой инспекцией.

      Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтых ситуациях.

      Итак, на что стоит обратить внимание работодателя:

      Локальные нормативные акты , связанные с управлением персоналом.

      Локальные нормативные акты адаптируют действующее законодательство к особенностям конкретной организации и необходимы для последущей индивидуальной работы с каждым сотрудником. Трудовой кодекс РФ требует, чтобы такие документы были в каждой организации. Основными нормативными документами, запрашиваемые при проверках инспекторами по труду, будут Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защие персональных данных работников, Положение о заработной плате, материальном и нематериальном стимулировании, Положение об охране труда и технике безопасности. Важно не только правильно составить, оформить и ввести в действие данные документы, но и обеспечить своевременное ознакомление с этими документами каждого работающего сотруника. На все эти кадровые тонкости обращает внимание инспектор по труду при проведении проверки.

      Штатное расписание и документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом

      В ходе проверок инспекторы по труду особенно внимательны к правильности оформления и полноте содержания данной группы кадровой документации. К ним, безусловно, относят штатное расписание предприятия, своевременное внесение в него соответствующих изменений, табель учета рабочего времени, расчетный листок. Если для оформления штатного расписания и табеля учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-3 и Т-12,Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”, то расчетный листок заполняется в произвольной форме .Достаточно часто встречаются случаи нарушений, когда в ходе проверок обнаруживается, что работодатель самостоятельно вносит изменения в унифицированную форму штатного расписания исключая или дополняя его различными столбцами или указывает диапазон значений в графе «размер тарифной ставки, должностной оклад».

      В статье 136 Трудового кодекса РФ сказано, что при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого сотрудника о ее составных частях, причитающейся сумме и о размерах удержаний. Расчетный листок должен выдаваться сотрудникам обязательно. Исключений из этого правила в Трудовом кодексе нет — в том числе и для сотрудников, работающих по совместительству.

      При проверках всегда смотрят какого размера зарплаты установлены в трудовых договорах, в штатном расписании. Правильно ли внесены изменения в трудовые отношения, связанные с изменением заработной платы сотрудников. Помните, что фраза « с оплатой согласно штатному расписанию» недопустима в трудовом договоре! Согласно ст.57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны: размер тарифной ставки или должностного оклада, надбавки и доплаты. Важно, чтобы информация в трудовом договоре, штатном расписании, Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении об оплате труда и премировании, актах о неявке работников за заработной платой, расчетные документы и уведомления по уволенным, платежным ведомостям и приказам совпадала.

      Отсутствие на предприятии оформленных в соответствии с действующим трудовым законодательством документов по учету рабочего времени может послужить поводом для налоговых органов признать необоснованным включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

      На основании ст. 123 Трудового кодекса РФ и постановления Госкомстата России от 5 января 2004 года №1 на предприятии в обязательно порядке утверждается график отпуск, определяющий порядок предоставления и ухода в очередной отпуск всех работающих сотрудников. Работодатель обязан соблюдать утвержденный график и своевременно уведомлять сотрудников о наступлении времени очередного отпуска. Отсутствие утвержденного графика отпусков, а также нарушение порядка предоставления и документального оформления очередного отпуска является нарушением действующего трудового законодательства и подлежит наложению штрафных санкций.

      Документация по личному составу.

      Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) вступил в силу с 01 февраля 2002 года, но до настоящего времени большинство руководителей организаций продолжают считать, что заключение трудовых договоров с работниками в письменной форме – право работодателя, а не его обязанность. Однако обязанность заключения трудовых договоров в письменной форме возложена на работодателя статьей 67 ТК РФ. Таким образом, трудовые договоры должны заключаться с работниками организаций всех форм собственности в порядке и на условиях, предусмотренных главой 10 ТК РФ.

      В соответствии со статьей 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных руководителем Росархива 06.10.2000г. Журнал регистрации трудовых договоров должен храниться 75 лет. Такой же срок установлен и для хранения самих трудовых договоров.

      Отсутствие трудового договора у работника, принятого на работу после 01.02.2002, является самым серьезным нарушением трудового законодательства.

      Письменная форма трудового договора не исключает необходимости издания работодателем приказа о приеме на работу. В соответствии со статьей 68 ТК РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

      Нередко приходится сталкиваться с тем, что приказы о приеме на работу либо не составляются вообще – работодатели ограничиваются заявлением работника, на котором пишут свою резолюцию и указывают размер заработной платы, – либо оформляют приказы с нарушением “Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”, приведенных в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. В соответствии с указанным Постановлении Госкомстата РФ для оформления учета кадров используются следующие унифицированные формы:
      № Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу”;
      № Т-1а “Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу”;
      № Т-2 “Личная карточка работника”;
      № Т-2ГС (МС) “Личная карточка государственного (муниципального) служащего”;
      № Т-3 “Штатное расписание”;
      № Т-4 “Учетная карточка научного, научно-педагогического работника”;
      № Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу”;
      № Т-5а “Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу”;
      № Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику”;
      № Т-6а “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам”;
      № Т-7 “График отпусков”;
      № Т-8 “Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)”;
      № Т-8а “Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)”;
      № Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку”;
      № Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку”;
      № Т-10 “Командировочное удостоверение”;
      № Т-10а “Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении”;
      № Т-11 “Приказ (распоряжение) о поощрении работника”;
      № Т-11а “Приказ (распоряжение) о поощрении работников”;
      № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы»
      № Т-13 « табель учета использования рабочего времени»

      Отсутствие указанных документов в организации может привести к привлечению организации к ответственности в виде начисления штрафных санкций, согласно статье 120 “Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения” Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).

      Еще одним распространенным заблуждением работодателя является то, что расторжение трудового договора с работником, формулируемое как “по собственному желанию”, происходит на основании статьи 80 ТК РФ. Однако указанная статья определяет только порядок и условия расторжения трудового договора. Основания же для прекращения трудового договора определены статьей 77 ТК РФ. В частности, расторжение трудового договора работником по собственному желанию происходит на основании пункта 3 статьи 77 ТК РФ. Следовательно, запись в трудовой книжке об увольнении должна содержать ссылку на пункт 3 статьи 77 ТК РФ, а не на статью 80 ТК РФ, как нередко встречается на практике.

      Особое внимание стоит уделить правильности оформления документов при увольнении за прогул. В случае, если работодателем не были оформлены все необходимые документы, констатирующие факт действительного отсутствия работника на рабочем месте , увольение будет признано недействительным и работник будет восстановлен на работе при этом работодатель должен будет выплатить работнику причитающуюся сумму за вынужденный прогул.

      Ведении трудовых книжек на предприятии.

      В соответствии со статьей 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 “О трудовых книжках” (вместе с “Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”).

      Согласно “Инструкции по заполнению трудовых книжек”, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

      Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем на платной основе. Следует отметить, что работодатели не имеют права требовать от работника, поступающего на работу впервые, предоставления бланка трудовой книжки. Организация должна за счет собственных средств приобрести бланки трудовых книжек, как установлено “Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку”, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22.12.2003 г. № 117н.

      Однако часто работодатели принимают от работника чистый бланк трудовой книжки, вносят туда запись, не обращая внимания на то, что с 1 января 2004 года введены в действие трудовые книжки нового образца.

      Также следует отметить, что на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

      С целью обеспечения учета и хранения трудовых книжек работодатель должен вести следующую документацию: приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

      В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением, расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей к ней с указанием серии и номера каждого бланка.

      В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также выданные им, с записью серии и номера.

      Анализ ошибок, которые встречаются при проведении проверок, правильность заполнения трудовых книжек требуют отдельного освещения. К наиболее типичным ошибкам при оформлении трудовых книжек можно отнести следующие:
      – зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) “Сведения о работе”, “Сведения о награждениях”;
      – внесение записи о работе в раздел “Сведения о награждениях”;
      – неоформление надлежащим образом выданного вкладыша (не вшит в трудовую книжку, не проставлен штамп о выдаче вкладыша на первой странице трудовой книжки).

      Согласно “Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.№ 225, с каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о поступлении на работу, переводе, назначении, увольнении, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (№ Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

      Личная карточка работника.

      К основным первичным учетным документам относят Личную карточку (унифицированная форма № Т-2). Оформление ее ведется в соответствии с Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

      Личная карточка является основным документом по учету труда и заполняется на всех работников. К организации заполнения, внесения новой кадровой информации и хранении личных карточек также предъявляются особые требования, в обязательном порядке исполняемые работодатель. Личные карточки хранятся на предприятии 75 лет. За обесечение их сохранности работодатель несет персональную ответственность.

      Документация по охране труда и технике безопасности

      Особое внимание в ходе проверок в последнее время уделяется организации охраны труда и проведению своевременной аттестации рабочих мест на предприятиях.

      В обязательном порядке инспектором проверяется наличие и правильность оформления документации по охране труда: действующая инструкция по охране труда по профессиям, журнал проведения инструктажа и изнакомления с инструкциями, журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие. Данная документация может храниться в кадровй службе предприятия, службе по охране труда или канцелярии.

      Подводя итог вышеизложенному можно резюмировать, что наиболее частыми ошибками специалистов кадровых служб являются:

    • отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
    • нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
    • неверное оформление, незнание правл придания документам юридической силы;
    • неправильное документирование управленческой ситуации, выражающееся в отствтуии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
    • организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.
    • Обратите внимание — руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства РФ и иных нормативных правовых актов. Неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административных штрафов или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно — влечет дисквалификацию должностного лица.

      В соответствии с подп. «а» ч.1 с. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые рребования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения ( ст.3.12. КоАП).

      Ваш инструмент для достижения
      бизнес-целей

      Смотрите еще:

      • Пенсия чернобыльца в 2018 году Для специально оговоренных субъектов, подвергшихся воздействию неблагоприятных факторов и явлений, государство гарантирует особые меры соцподдержки. Для лиц, пострадавших от неблагоприятных последствий катастрофы на ЧАЭС, […]
      • Как правильно удерживать алименты из зарплаты Удержание алиментов Чтобы алиментные средства, установленные к выплатам, удерживались из заработной платы, необходимо наличие на то документального основания: исполнительного документа, выданного на основании судебного решения […]
      • Вернуть деньги закон о защите прав потребителей При этом зачастую продавцы, приняв назад товар от покупателя, не торопятся возвращать ему деньги. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный […]
      • Правила по раскрытию скобок с умножением Раскрытие скобок: правила, примеры, решения. Одним из видов преобразования выражения является раскрытие скобок. В этой статье мы разберемся, что называют раскрытием скобок, подробно опишем правила раскрытия скобок и рассмотрим […]
      • Кодекс о защите прав потребителей 2018 Закон о защите прав потребителей: ЗоЗПП 2018 «Деньги не пахнут». Это утверждение прочно вошло в нашу жизнь со времен римского императора Веспасиана. Для кого деньги не пахнут, безразлично каким способом зарабатывать себе на […]
      • Иск на содержание супруги до 3 лет образец Образец заявления на алименты на содержание жены до 3 лет Семейное законодательство нашего государства стоит на защите имущественных и неимущественных прав граждан, особенно незащищенных. Например, право на алиментные выплаты […]